La monitorización del correo electrónico de los empleados ¿es posible?

La protección de datos personales en el ámbito laboral es una materia de especial interés en la actualidad y, a la vez, un tema complejo que, a priori, puede generar dudas e inquietudes desde el punto de vista legal y de protección de datos.

En ese sentido, cada vez son más las empresas que se plantean la viabilidad de monitorizar el correo electrónico en los dispositivos y herramientas de trabajo de sus empleados. Los motivos de ello son por un lado, que la monitorización puede ser vista como una medida necesaria para proteger la información confidencial y evitar que la empresa incurra en posibles riesgos legales; por otra parte, si bien  un mal uso de dicha técnica puede vulnerar los derechos de privacidad de los empleados, afectando negativamente la confianza y el ambiente laboral.

Por tanto, conviene tener en cuenta la protección de los datos de carácter personal implicados durante la monitorización del correo electrónico.

¿Qué implicaciones tiene la monitorización de los correos electrónicos en materia de protección de datos?

La normativa en materia de protección de datos exige que el tratamiento de los datos personales sea legítimo, transparente y proporcionado al fin perseguido, así como que el tratamiento de los datos personales tenga cabida en una de las bases legales previstas en la normativa.

En el caso de la monitorización de los correos electrónicos de los empleados, la normativa protectora de datos habilita a las empresas a controlar los dispositivos y herramientas de trabajo de sus trabajadores, siempre y cuando sea para verificar que cumplen con sus obligaciones y, sin olvidar que el acceso siempre deberá ser proporcional, idóneo y necesario. 

Por tanto, en ningún caso será justificable el acceso indiscriminado al correo electrónico, siendo de vital importancia que la monitorización se realice de forma proporcional.

Además, resulta necesario que la empresa informe debidamente a los empleados sobre la finalidad de la monitorización de sus correos, la duración de la misma, las categorías de datos personales que se tratarán y los destinatarios de los datos, entre otra información relevante en materia de protección de datos. Así las cosas, deberá existir una advertencia previa de que sus comunicaciones a través del correo electrónico podrán ser vigiladas, incluyendo la naturaleza de esa vigilancia y el alcance de la misma.

Desde el punto de vista de los empleados, la monitorización de los correos electrónicos puede generar inquietud y desconfianza en el ambiente laboral, por lo que es importante que la empresa establezca políticas claras y transparentes sobre el uso de los correos electrónicos, fomentando así una cultura de confianza y colaboración en el ambiente laboral.

En todo caso, es altamente recomendable analizar, con carácter previo, qué tipo de monitorización pretende realizar la empresa para, en protección de datos, realizar un análisis de riesgos y, en su caso, una Evaluación de Impacto en Protección de Datos, que evalué la viabilidad de este.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los correos electrónicos de los empleados?

La conservación de correos electrónicos de empleados y exempleados es otra cuestión importante desde el punto de vista de la protección de datos en el ámbito laboral.

En general, las empresas están obligadas a conservar los correos electrónicos que contengan información relevante para el desarrollo de la actividad empresarial y para el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales. Sin embargo, la conservación de los correos electrónicos también deberá respetar los derechos de privacidad de los empleados y exempleados, de conformidad con la normativa en materia de protección de datos.

Por regla general, se entenderá que deberán conservarse durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales, de conformidad con el principio de limitación del plazo de conservación, si bien es necesario que cada empresa cuente con una Política de Conservación de la Información acorde a la normativa en protección de datos.

Por otra parte, es fundamental tener en cuenta que, cuando un trabajador deja de prestar sus servicios en una empresa, se debe proceder al bloqueo de sus datos y de su cuenta de correo. Sin embargo, en determinados supuestos, resulta de interés para la empresa no bloquear de forma directa el correo, sino mantenerlo durante un periodo prudencial, lo cuál será posible si ello viniese debidamente definido y previsto a través de una Política de Conservación de la Información.

Pese a todo, en la práctica, son muchas las empresas que aún no disponen de unos plazos claros de bloqueo y, debido a ello, han sido sancionadas por la Agencia Española de Protección de Datos.

De igual modo, en caso de una baja, la empresa podrá incluir un mensaje de respuesta automática que indique la nueva dirección a la que deben enviar el correo, así como podrá aplicar reglas de redirección a otra cuenta. No obstante, se recomienda crear una respuesta automática que avise previamente de que deben dirigirse a una nueva cuenta y que la perteneciente al exempleado estará activa durante un tiempo prudencial, hasta bloquear la cuenta definitivamente.

A su vez, también es importante que también las empresas establezcan políticas claras y transparentes sobre la conservación de los correos electrónicos y que informen a los empleados y exempleados sobre las categorías de datos personales que se tratarán, la finalidad de la conservación y los plazos de conservación. Además, las empresas deberán garantizar la seguridad y la confidencialidad de los correos electrónicos conservados y establecer medidas técnicas y organizativas adecuadas para prevenir el acceso no autorizado a los datos personales.

Para cerrar, tanto la monitorización de los correos electrónicos como la conservación de estos emails - de empleados y exempleados - en una empresa, son cuestiones importantes desde el punto de vista de la protección de datos, por lo que las empresas deberán establecer políticas claras y transparentes sobre la monitorización y conservación de los correos electrónicos, garantizando la seguridad y la confidencialidad de los datos personales y respetando los derechos de privacidad de los empleados y exempleados. Para ello, siempre será recomendable contar con el asesoramiento jurídico adecuado.