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Claves para afrontar la Digitalización de la Gestión Documental
Recientemente se ha publicado el informe DESI (Índice de Economía y Sociedad Digital) en que se destaca el avance en digitalización de España, que sube de la posición 9ª a la 7ª de los 27 estados miembros. Pero aún queda mucho por hacer, ya que el 62 % de las pymes españolas tienen al menos un nivel básico de intensidad digital.
Muchas de las empresas que abordan la digitalización conocen la importancia de la Gestión Documental, ya que la creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. Todas tienen la necesidad de transformar los procesos para generar toda la documentación de forma digital. Afrontar el reto de definir un sistema de gestión documental es clave en la estrategia digital Es una tarea pendiente que se puede lograr siguiendo unos pasos concretos.
Para abordar la digitalización de la Gestión Documental lo principal es conocer las Fases y principios que la rigen. Para ello es recomendable seguir las indicaciones de la serie de normas UNE-ISO 30300 Información y documentación, que establecen las líneas principales para la implantación de un Sistema de Gestión de Documentos.
En estas normas se establecen los requisitos y directrices para la implantación de un Sistema de Gestión Documental. Como sistema de gestión es necesarios que interrelacione con el resto de los sistemas de gestión de la empresa para aumentar su eficiencia.
Para definir el plan de digitalización de gestión documental se pueden establecer las siguientes fases:
- Diagnóstico de la situación documental de la empresa.
- Definición de una política de Gestión Documental.
- Diseño de un Modelo Documental.
- Control de calidad y Mejora continúa.
Antes de iniciar cualquier proceso de cambio es necesario analizar la situación de partida. Para ello se deben analizar las actividades de cada uno de los departamentos, los procesos corporativos y los documentos que se generan.
Al mismo tiempo, es necesario conocer la estructura organizativa, los aspectos legales y normativos que les afectan. Respecto a los documentos, es importante conocer el ciclo de vida de estos para su conservación y tratamiento posterior. Asimismo, será necesario conocer actores intervinientes; quién crea la documentación, quién la valida y quién puede consultarla.
Con el conocimiento del contexto de la empresa antes de cualquier otra actividad es imprescindible definir la Política de Gestión Documental. La norma ISO 30300, la define como “Intenciones y directrices de una organización en referencia con la gestión de documentos”. Una breve declaración de intenciones por parte de la alta dirección, expresada por escrito. La Política de Gestión Documental debe contener al menos el alcance de la gestión documental, las responsabilidades y responsables en materia de gestión de los documentos, y, por último, las herramientas del sistema de gestión documental
Con el compromiso de la Dirección definido en la Política de Gestión Documental, la siguiente fase creará el Modelo de Gestión Documental. Se trata de un documento técnico que concreta detalladamente cada uno de los Instrumentos y Procesos Documentales. Una guía práctica para la gestión de los documentos abierto a actualizaciones y cambios para adaptarse a los nuevos requerimientos de la empresa, la tecnología o la legislación.
Los instrumentos que debe incluir son el Cuadro de Clasificación de toda la documentación, un Esquema de Metadatos que recogerá la información para la gestión y descripción de los documentos; Las Reglas de Descripción, incluyendo codificaciones y procesos automáticos de descripción; definición de Reglas de Acceso y Control según los niveles de seguridad y accesibilidad; y un Calendario de Conservación y defina los tiempos legales y normativos que deben conservarse los documentos. Dependerá de si gestionamos documentación fiscal, contable o contractual, por ejemplo, para determinar los años que es necesario conservar la documentación. UNE-ISO 30300.
Los procesos documentales que se deben definir son la Captura y creación de documentos, la Clasificación, el Control de Acceso y trazabilidad, la Identificación y Valoración según el tipo de documento, y la Custodia y Preservación de la documentación.
Durante la última fase se realiza un seguimiento y evolución del sistema de gestión documental. Como cualquier sistema de gestión debe establecer los mecanismos de control y seguimiento que permitan una mejora continua una adaptación a los cambios en la organización debidos tanto a factores externos como internos. Para ello se tienen que establecer los indicadores para medir el cumplimiento de los requisitos definidos. Y se establecerán los mecanismos necesarios para gestionar los riesgos con relación a los documentos de la empresa.