La transformación digital avanza a pasos agigantados, y el software SaaS (Software as a Service) se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas empresas y proyectos. Elegir el SaaS adecuado puede optimizar procesos, mejorar la eficiencia y reducir costes, pero hacer una mala elección puede conllevar problemas de escalabilidad, costes inesperados y riesgos de seguridad. En este artículo, te presentamos los factores clave que deben guiar tu decisión y los errores más comunes que debes evitar al seleccionar un SaaS para tu empresa.

Antes de seguir. ¿Sabes qué es un software SaaS? Puedes leer más sobre esto en el artículo “SaaS: Pilares en la Transformación Digital Empresarial”.

Vamos allá.

Factores clave en la elección del software SaaS

     1. Escalabilidad

Uno de los aspectos más críticos a considerar es la capacidad de crecimiento que ofrece el software. Tu empresa seguramente evolucionará, y el SaaS que elijas debe acompañar ese crecimiento sin problemas. Optar por un software que no pueda adaptarse a las nuevas demandas del negocio podría llevar a reemplazarlo, lo cual no solo sería un gasto extra, sino que también implicaría un proceso de adaptación adicional. Asegúrate de que el proveedor tenga planes escalables y funciones que permitan crecer sin grandes complicaciones.

     2. Seguridad y cumplimiento normativo

La seguridad de la información y el cumplimiento normativo son fundamentales, especialmente cuando hablamos de la protección de datos sensibles de clientes y operaciones. En Canarias, al igual que en el resto de la Unión Europea, la normativa RGPD exige medidas específicas de protección de datos, y la seguridad del SaaS debe estar alineada con estos estándares. Evalúa si el proveedor cuenta con certificaciones de seguridad, protocolos de cifrado y sistemas de recuperación ante desastres que garanticen la integridad de tu información.

     3. Compatibilidad e integración

La integración con las herramientas y procesos existentes en tu pyme es otro aspecto esencial. El software SaaS que elijas debe ser compatible con las aplicaciones que ya usas, como CRM, ERP, plataformas de comunicación o herramientas de contabilidad, para evitar duplicidades y facilitar la migración de datos. Antes de decidir, confirma con el proveedor las opciones de integración, especialmente si ya tienes un ecosistema digital en funcionamiento. En este punto suele ser ideal la figura de un consultor tecnológico, que pueda ayudar a valorar la implantación de la nueva herramienta y cómo afectaría a las que ya se usan en la empresa.

     4. Soporte técnico y formación

El soporte técnico que ofrezca el proveedor es un elemento clave para un uso eficiente del SaaS, especialmente si el equipo no tiene experiencia previa. Valora si se ofrecen opciones de formación para tu equipo y revisa la disponibilidad del soporte técnico en caso de problemas o dudas. Algunos servicios ofrecen soporte 24/7, mientras que otros limitan sus horarios; lo ideal es encontrar un proveedor que ofrezca soporte en el horario laboral de la empresa para recibir ayuda de forma oportuna.

     5. Costes y modelo de suscripción. 

El modelo de costes de suscripción debe alinearse con el presupuesto de tu pyme a corto y largo plazo. Algunos servicios SaaS pueden tener tarifas iniciales atractivas que se incrementan considerablemente con el uso prolongado o a medida que se agregan usuarios. Es esencial leer las condiciones de facturación, revisar la letra pequeña y evaluar los costes de actualización para evitar sorpresas.

Errores comunes que debes evitar

Algunas pymes se enfrentan a problemas con sus herramientas SaaS debido a decisiones precipitadas o falta de información. Estos son los errores más comunes y cómo evitarlos.

     1. Escoger una herramienta basada solo en el precio

Un error frecuente es elegir un software únicamente por su bajo coste inicial. Aunque es natural buscar precios accesibles, el SaaS más barato puede carecer de funcionalidades importantes o limitar el número de usuarios, lo cual puede afectar la operatividad y la eficiencia de la empresa. Realiza un análisis completo que evalúe calidad, funcionalidad y relación coste-beneficio antes de tomar una decisión final.

     2. Ignorar la escalabilidad del software

Elegir una solución que no pueda crecer con el negocio es uno de los errores más comunes y costosos. Si el software no está diseñado para escalar, eventualmente será necesario reemplazarlo o añadir servicios adicionales, lo cual puede generar más gastos. Antes de adquirir un SaaS, confirma que el proveedor ofrece opciones de ampliación sin limitaciones que podrían frenar tu crecimiento.

     3. No revisar las políticas de seguridad y privacidad

Muchas pymes pasan por alto la importancia de las políticas de seguridad. Asegúrate de revisar el tratamiento de datos personales y empresariales que realiza el proveedor, así como sus certificaciones de seguridad. Recuerda que el incumplimiento de normativas como la RGPD puede traer sanciones y problemas legales.

     4. No involucrar al equipo en la decisión final

El equipo que usará el software diariamente es una fuente importante de información sobre sus necesidades y preferencias. Al no involucrarlos en la decisión, se corre el riesgo de elegir una herramienta que no se adapte bien a su día a día o que tenga una curva de aprendizaje demasiado elevada. Involucra a los usuarios clave para elegir la solución más práctica y efectiva.

Elegir el software SaaS adecuado para tu pyme es una inversión importante, pero con los factores clave en mente y evitando los errores comunes, puedes hacer una elección que impulse la eficiencia y competitividad de tu negocio. Analiza tus necesidades, involucra a tu equipo y asegúrate de que el SaaS que elijas se adapta tanto a tu presente como a tu crecimiento futuro.

Temática: Innovación y Tecnología

Autor: Carlos Castillo