Verifactu y Facturación Electrónica: La cuenta atrás ha comenzado

Los cambios normativos inminentes respecto al software de facturación y la extensión de la obligatoriedad de la factura electrónica al entorno B2B están generando una transformación significativa en las empresas en cuanto a digitalización se refiere y por ende en la gestión tributaria. La clave para empresas, autónomos y asesores fiscales reside en la anticipación, no solo para garantizar el cumplimiento normativo, sino para optimizar procesos y reducir riesgos. En el presente artículo, conocerás todas las particularidades de ambas normas para evitar sanciones indeseadas. Como idea capital, hay que destacar que es esencial tener un partner tecnológico que ayude en el proceso de digitalización y cumplimiento normativo.

Verifactu: Cerco al Fraude Fiscal 

Tras la obligación normativa impuesta por la Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal sobre la inclusión de una modificación en un artículo de la Ley General Tributaria que indicaba la obligación a productores, comercializadores y usuarios de programas y sistemas de facturación a cumplir determinadas especificidades técnicas que, en síntesis, recoge que todo sujeto obligado a facturar debe tener un programa de facturación que debe guardar trazabilidad de toda operación realizada y los datos deben ser inalterables.
Una ley refleja una obligación y su reglamento de desarrollo recoge cómo se cumple con esa obligación. Es por ello, que se ha desarrollado el Reglamento conocido como Verifactu (Real Decreto 1007/2023) donde se introducen requisitos técnicos estrictos para los programas de facturación. El objetivo primordial es asegurar la trazabilidad, integridad, inalterabilidad y conservación de los registros de facturación, prohibiendo el software de doble uso que permite dobles contabilidades o eliminar facturas sin dejar rastro.

A continuación, los aspectos claves:

•  Garantía técnica. Toda factura emitida por un software debe incorporar un código identificativo alfanumérico (hash) y un código QR visible en la parte superior de la factura.

• Declaración responsable. Los desarrolladores deben certificar que sus programas cumplen con los requisitos técnicos exigidos mediante una declaración responsable que garantice el cumplimiento normativo.

• La elección estratégica. La normativa exige elegir entre dos sistemas:

  •  Sistema Verifactu: El sistema remite los registros de facturas emitidas a la Administración Tributaria en tiempo casi real. La Administración Tributaria recomienda esta opción al tener menos obligaciones. Como valor añadido destaca la simplificación de procesos, ya que la información alojada en la AEAT evita la preocupación por la conservación de datos y elimina la posibilidad de requerimientos por facturas emitidas. Además, permite la generación automática de libros registros y borradores de autoliquidaciones.

  • Sistema Ordinario: Si se opta por este camino, aumentan las obligaciones. El empresario debe firmar digitalmente cada factura, mantener un registro detallado de eventos y conservar la documentación al menos cuatro años. Esto supone una mayor carga administrativa y potencial riesgo de incumplimientos. Como contenido adicional, saber que no todos los programas permitirán esta opción.

Fechas: Los plazos son inamovibles, 1 de enero de 2026 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2026 para el resto.

La Factura Electrónica B2B: Transparencia y Lucha contra la Morosidad

Como norma completamente diferenciada, aunque íntimamente relacionada, la Ley Crea y Crece establece la obligación de utilizar la factura electrónica en todas las operaciones B2B (entre empresarios y profesionales). No es algo novedoso, pues todo el que trabaje con una Administración Pública en el entorno profesional, debe crear la factura y subirla a la plataforma pública FACE. Esta medida es un hito para la modernización y tiene como fin impulsar la digitalización, reducir costes operativos y, fundamentalmente, reforzar la lucha contra la morosidad comercial.

Sin embargo, se carece de desarrollo reglamentario, pero se conoce su contenido, a continuación, un pequeño esbozo:

• El sistema operará bajo una estructura dual, permitiendo a los empresarios elegir entre:

Plataformas privadas que cumplan con los requisitos normativos o una solución pública gestionada por la AEAT, que actuará como repositorio. Cabe destacar que, si se opta por plataformas privadas, debe enviarse una copia electrónica a la solución pública en formato UBL (un formato estándar basado en XML).

•  Los destinatarios deben informar al emisor sobre la aceptación, rechazo o pago efectivo de la factura.

• Esta información debe remitirse en un plazo máximo de cuatro días naturales (excluyendo fines de semana y festivos nacionales).

• El pago debe ser comunicado obligatoriamente a la solución pública.

La AEAT compartirá información sobre los plazos de pago con los Ministerios de Economía e Industria, elaborando periódicamente listados de empresas que incumplan los plazos establecidos.

Fechas: Empresas con facturación superior a 8 millones de euros, un año después de la aprobación de la Orden Ministerial. Resto de empresas y profesionales, dos años después de la aprobación de la citada Orden Ministerial. Resaltar que ni el Reglamento, ni la Orden Ministerial han sido publicadas, por lo que el plazo aún no se ha iniciado para esta obligación de facturación electrónica B2B.

La Oportunidad de la Anticipación

Adaptarse a estos cambios no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia y la imagen fiscal de la empresa. La automatización de procesos reduce la carga administrativa, minimiza errores y permite un importante ahorro de tiempo. Para ello, se hace indispensable contar con un software que sea capaz de cumplir con ambas normas, y de automatizar procesos que sirvan a las empresas para agilizar tareas e invertir todo su tiempo en búsqueda de ingresos.
 

Si bien la adquisición de estos programas supone un coste inicial, existen ayudas públicas como el Kit Digital y el Kit Consulting para paliar esas inversiones, además, se espera la aparición de más subvenciones de los entes públicos para facilitar la adaptación tecnológica del tejido empresarial.

El Asesor Fiscal como Socio Estratégico:

Los asesores fiscales se enfrentan a una oportunidad única para liderar la transición digital de las empresas. Su papel se transforma: en lugar de centrarse en tareas administrativas repetitivas, pueden dedicar más tiempo a servicios de valor añadido, como consultoría tecnológica, planificación fiscal y optimización financiera. El asesor debe guiar a sus clientes en la selección de un software certificado, asegurando que el cumplimiento normativo esté garantizado evitando las cuantiosas sanciones.

No esperemos al último momento. Ayer era tarde.

Temática: Finanzas y Fiscalidad.

Autor: Samuel Cruz Palenzuela.

Samuel, nacido en Santa Cruz de Tenerife, Diplomado en Ciencias Empresariales y posee dos másters en Asesoría Fiscal y Contable y Protección de Datos. Es fundador de CRUZ ASESORES y, actualmente, Decano del Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales de Santa Cruz de Tenerife. 

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