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A vueltas con VeriFactu y factura electrónica. La incertidumbre no puede seguir siendo el camino
Los cambios normativos relacionados con la facturación llevan varios años generando dudas entre empresas, profesionales y asesores. No resulta extraño. Los plazos se han modificado, existen distintas normas que afectan a un mismo proceso y, con demasiada frecuencia, se utiliza la expresión VeriFactu como si englobara cualquier obligación relacionada con la factura electrónica.
Durante 2026 se han producido dos novedades importantes. Por una parte, se han ampliado nuevamente los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación. Por otra, se ha aprobado el desarrollo reglamentario de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
La primera reacción puede ser pensar que todavía queda mucho tiempo. Incluso comienza a plantearse la posibilidad de que VeriFactu vuelva a aplazarse. No sabemos si sucederá, pero la experiencia reciente demuestra que no puede descartarse.
Ahora bien, la incertidumbre no puede convertirse en el criterio con el que se dirigen las empresas. Esperar indefinidamente una nueva prórroga no es una estrategia. Ya desaprovechamos una buena oportunidad con el primer aplazamiento. Muchas empresas que habían iniciado su adaptación detuvieron el proceso y otras utilizaron la ampliación para no comenzar. El resultado ha sido prolongar procedimientos manuales, tareas duplicadas y sistemas que siguen sin estar conectados.
VeriFactu llega, por ahora, en 2027
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 no obliga necesariamente a utilizar la modalidad VeriFactu. Lo que regula son los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para facturar, garantizando la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
La normativa permite cumplir mediante la modalidad VeriFactu, que remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación, o mediante la modalidad No VeriFactu, que los conserva dentro del propio sistema y está sometida a mayores exigencias de seguridad, firma electrónica y registro de eventos.
Tras la última ampliación, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de los obligados, entre ellos buena parte de los autónomos, la fecha será el 1 de julio de 2027.
¿Puede producirse un nuevo aplazamiento? Es posible, pero hoy no existe una norma que lo haya aprobado. Las empresas deben trabajar con la regulación vigente y no organizar sus decisiones sobre rumores o expectativas.
Conviene recordar, además, que esta regulación no convierte por sí sola una factura en electrónica. Los registros que se generan y, en su caso, se remiten a la Agencia Tributaria no son facturas electrónicas. Una factura podrá seguir entregándose en papel o en PDF cuando la normativa lo permita, aunque el programa utilizado para crearla deba cumplir los nuevos requisitos.
La factura electrónica B2B comenzará en octubre de 2027
La segunda gran novedad es el Real Decreto 238/2026, que desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
Esta obligación afecta fundamentalmente a las operaciones B2B nacionales y supone que la factura deberá expedirse, transmitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado. Un PDF enviado por correo electrónico no será suficiente.
El nuevo sistema permitirá utilizar plataformas privadas o la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria. Además, no se limitará a comunicar la factura. También incorporará información sobre su rechazo y sobre el pago efectivo completo.
Tomando como referencia la entrada en vigor prevista de la orden ministerial el 1 de octubre de 2026, la implantación comenzará el 1 de octubre de 2027 para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros durante el año natural anterior.
El 1 de octubre de 2028 se incorporará el resto de los empresarios y profesionales. Posteriormente, el 1 de octubre de 2029, resultará obligatoria la comunicación de los estados de la factura para aquellos obligados cuyo volumen de operaciones no supere los ocho millones de euros. Hasta entonces, esa comunicación tendrá carácter voluntario para dichos sujetos.
Los destinatarios obligados deberán informar del pago efectivo completo en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produzca, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, esto en mi opinión es algo que puede conllevar importantes errores y debo ser valorado y revisado.
Dos normas diferentes para un mismo proceso
Veri*Factu y la factura electrónica son obligaciones autónomas. La primera se centra en la seguridad y trazabilidad del sistema utilizado para facturar. La segunda regula el formato electrónico, el intercambio de las facturas y la información sobre su pago.
El problema aparece porque ambas actúan sobre un mismo proceso y comparten una parte importante de sus datos. En determinadas operaciones B2B, una empresa podrá tener que generar el registro de facturación conforme al Reglamento de sistemas informáticos y, además, emitir y comunicar la correspondiente factura electrónica estructurada.
La propia Agencia Tributaria ha confirmado que actualmente no está prevista su unificación operativa. Ambos modelos responden a obligaciones diferentes y deberán cumplirse de manera independiente.
Llegados a este punto, debemos preguntarnos si no sería conveniente coordinar sus calendarios y su funcionamiento. Una implantación alineada podría evitar adaptaciones sucesivas de los programas, duplicidad de costes, nuevas pruebas, cambios reiterados en los procedimientos internos y confusión entre los sujetos obligados.
Si ambas normas terminarán afectando al mismo circuito de facturación, parece razonable facilitar una transición conjunta y técnicamente coordinada.
La incertidumbre no puede ser una estrategia
Las empresas no deberían esperar a comprobar si llega otra prórroga. Un nuevo aplazamiento modificaría la fecha de cumplimiento, pero no eliminaría la necesidad de modernizar la gestión.
El objetivo no puede consistir simplemente en añadir un código QR, enviar un nuevo fichero o sustituir una factura en PDF por un formato estructurado. La verdadera oportunidad se encuentra en revisar todo el proceso, desde la elaboración de presupuestos hasta la emisión y recepción de facturas, su contabilización automática, la conciliación bancaria, el seguimiento de vencimientos y la gestión de cobros y pagos.
Elegir un programa que solo resuelva la obligación más próxima puede obligarnos a realizar una segunda adaptación poco tiempo después. Por ello, debemos preguntar a nuestros proveedores tecnológicos si sus soluciones están preparadas tanto para los requisitos de los sistemas informáticos de facturación como para la factura electrónica B2B.
Tenemos más tiempo, pero ya comprobamos que una prórroga puede convertirse en tiempo perdido. No cometamos nuevamente el mismo error.
La incertidumbre normativa no puede seguir paralizando decisiones que las empresas deberían adoptar por eficiencia. Las normas pueden tener calendarios diferentes, pero cada negocio debería tener una sola estrategia de digitalización.
El mensaje final es sencillo. No utilicemos este periodo para esperar el siguiente aplazamiento. Aprovechémoslo para eliminar procesos repetitivos y rutinarios, conectar la facturación con la contabilidad, reducir errores y liberar tiempo para las tareas en las que las personas aportan verdadero valor.
VeriFactu y la factura electrónica no deben contemplarse únicamente como nuevas obligaciones. Son una oportunidad para transformar nuestros negocios. La primera prórroga ya pasó sin que muchos la aprovecharan. La siguiente oportunidad es ahora.
Temática: Finanzas y Fiscalidad.
Autor: Samuel Cruz Palenzuela.
Samuel, nacido en Santa Cruz de Tenerife, Diplomado en Ciencias Empresariales y posee dos másters en Asesoría Fiscal y Contable y Protección de Datos. Es fundador de CRUZ ASESORES y, actualmente, Decano del Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales de Santa Cruz de Tenerife.
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